商談時のメモの取り方は事前準備が大切です。なぜなら、商談時はイレギュラーなことも起こり、メモを取っても後から読み返したとき、重要なことを書き損じていることもあります。そこで本記事では、商談時のメモを取る前提からメリットを話し、商談を飛躍させていくメモの取り方を紹介します。
目次
商談時のメモを取る前提を整える
商談時にメモを取るのは、相手の要望、悩みを記録して自社が解決策を提案するために取る場合がほとんどでしょう。しかしながら、メモを取る前提として「全てを記録する必要はない」というマインドを念頭に置いておくと、メモが取りやすくなります。
なぜなら、全てメモをするのは時間がかかり、大事なポイントも見落とす可能性が高いからです。話すスピードと書く速さでは、話すほうが圧倒的にスピードがあります。書くスピードが追いつかなければ焦りが生まれ、言葉を聞き取る集中力も減ってきます。
商談時のメモを取る前提を整えることができたら、メモを取るメリットを感じたり、コツを活用できたりします。
商談時のメモを取る2つのメリット
商談時にメモを取るメリットは基本的なことですが、商談の進行の土台作りになります。書くことによって起こりうる2つのメリットを理解していきましょう。
商談内容を振り返ることができる
メリットの1つ目は、商談内容を振り返ることができるからです。商談は回数を重ねていくにつれて、話が変化することも多いです。そのため、時系列に商談を振り返ることができ、繋がっている箇所や、前回の商談内容と違う部分も出てくるでしょう。またメモがあると、頭で覚えることが減り、記憶する負担が少なくなり、余力を作ることができます。
前回の商談から違う部分が出てきたら、本質や改善点に近づいている指標にもなります。矛盾点が出ることでわかる本音から、提案や解決策が思い浮かぶこともあるでしょう。
相手に関心がある姿勢が伝わる
メモを取る2つ目のメリットは、相手に関心がある姿勢が伝わることです。人の9割は目で見える行動で判断していると言われています。興味があることを行動で示すには、メモを取る動きが、自分への興味関心として写りやすいです。その行動を見れば、新設感として伝わって、本音同士で解決や提案ができていく期待が持てるでしょう。
商談時にメモを取るメリットは基本的なことですが、実は商談を上手に進める土台となっています。メリットを理解した上で、商談時にメモを取るコツを見ていきましょう。
商談時に聞きながらメモを取るコツを紹介
商談時にメモを取るのは、耳と手を使い、さらに相手に不快を与えない配慮も必要なので、大変な作業になります。そこで、メモを取るときに、全てのバランスを取るためのコツを紹介します。結論としては事前準備を入念にしておくことで、イレギュラーな出来事にも対応ができるようになります。コツを実践しながら、上手なメモの取り方を見つけていきましょう。
書くスピードを重視する
商談時のメモを取るコツ1つ目は、書くスピードを重視することです。話した内容を部分的に書くことで、話すスピードにもついていくことができます。商談の場合、きれいな字で書くことよりは、後から見返して読める程度の文字であれば十分です。書くスピードも上げていくことで、スムーズなメモになるでしょう。
ただし、メモの最中に後から思い出すことを前提にした書き方をした場合は、高い確率で忘れることが多いです。人は時間が経つにつれて忘れていき、1日前のことは70％も忘れるデータがあるので、脳の機能的にも難しいでしょう。後から思い出す前提で書いていないか、気をつけるべきと言えます。
メモを取る場所を確保する
商談時のメモを取るコツ2つ目は、メモを取る場所を確保することです。
ノートなどに事前にメモをする場所を決めておけば、書くスピードを手助けしてくれます。商談の際には、これまでの内容が繋がっていることで、スムーズな会話を可能にしてくれます。また、こちらも前回話したことをリマインドできたりするので、メモを取る場所はあらかじめ決めておくのが良いでしょう。
・ノートは商談専用に企業や個人ごとに分ける
・ルーズリーフをファイリングする
書いた後の整理も、メモを取る場所を決めることの土台作りになります。
書きやすいペンを選ぶ
商談時のメモを取るコツ3つ目は、書きやすいペンを選ぶことです。自分の書きやすいペンを選ぶことで、メモをスムーズに取ることが可能になります。コツとはかけ離れたことかもしれませんが、書きにくいペンだった場合、メモを取ることの集中力に水をかけることになりやすいです。
商談時のメモは、消せるボールペンがおすすめです。シャープペンだと書き間違えた場合に、消しゴムを使用することになります。また、ボールペンでは消すことができず、間違えたら消せないというプレッシャーもかかるでしょう。
商談時の多くは、斜め線などを引いて修正します。しかし、余計なプレッシャーを感じることなく、メモを取るには消せるボールペンが最適と言えるでしょう。ただし、消せるボールペンは署名などには使えないので、商談専用などに分けておくと整理整頓にもなります。
録音する機器やアプリを使う
商談時のメモを取るコツ4つ目は、録音機器やアプリを使用することです。どうしても手書きが非効率になる場面もあるでしょう。そんなときは、アプリやボイスレコーダー、もしくは動画を撮ることをしたほうが、ストレスフリーになります。ただ使用する場合は、商談相手の許可も必要ですので、配慮しながら実行していきましょう。
また、オンライン会議システムを利用して商談をする際には、録画機能も備えている場合がほとんどです。さらには、リアルタイムに文字化をしてくれる機能もあるので、効率化の観点から一度検討してみることをおすすめします。
書いたメモを見返して質問をする
商談時のメモを取るコツ5つ目は、書いたメモを見返して質問することです。書くスピードが速くて書き取れないと判断したとき、メモを取った内容を見て質問することで、進行が一時的に中断します。また、不明なところの確認にもなり、さらに質問された相手は「自分に興味を持ってくれている」と好印象になります。
また、質問によって1段階深い話をしていくことで、商談のポイントになることが出てきやすくなります。たとえば、商談でやりたいこと、実現したいことを話し合う機会があったとき、行動に移せない原因というのは後ろ向きなことになるので、発言しないことがほとんどです。そこで「なぜ、何が原因か」という深掘りする質問を丁寧にすることで、実行できない足かせを理解することができます。詳しく聞いていくことで、悩みの共有ができ開けた商談になる期待も出てくるでしょう。
質問事項を絞って決める
商談時のメモを取るコツ6つ目は、質問事項を絞って決めておくことです。前の項目での質問内容は、商談相手が話した言葉からの質問でした。ここでは商談時にあらかじめ聞くことを決めておきます。
事前に質問を決めておけば、こちらが知りたいことを話してくれる可能性が高まるでしょう。さらに話した言葉に質問を被せていけば、自然に質問回数も増えていきます。すると、こちら側でコントロールできるところが多くなり、質問に対する応えを予想しやすくなります。そうなれば、メモも取りやすく、商談内容も充実してくるでしょう。
質問はいきなり核心にせまることを聞くと、構えてしまう可能性があるので、インタビューのように「聞かせていただきます」という謙虚な姿勢を意識すると、相手も話しやすくなります。
まとめ
この記事では商談時のメモの取り方からメリット、上手に取るコツを紹介してきました。メモを取る行動一つで、相手への丁寧さと安心感を与えることにも繋がり、さらにまとめ方も上達していくでしょう。
マルチなタスクをこなすのは簡単ではありませんが、一つの目的が定まれば他のスキルは自然に上がる期待が持てます。どうしてもメモをするのが苦手な場合は、録音機器や文字起こしまでサポートしてくれるアプリなどを使用するのが良いです。商談のやり方に応じて、メモの取り方も工夫していきましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
