国際的な市場競争や人手不足が深刻化するなかで「業務効率化」に課題を感じられている企業様も多いのではないでしょうか。とくに売上を拡大するうえでは欠かせない「営業活動」について、まだまだ見直すべき部分が多いと感じられている方も多いでしょう。
そこで本記事では、営業活動を効率化させるための具体的な方法や活用するべきおすすめのツールについて解説いたします。「業務改善に取り組みたい」と考えている経営者・担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
営業効率化とは
営業効率化とは、企業が効率的に営業活動を行い、ビジネスの成果を最大化するための取り組みのことです。具体的には、営業プロセスの改善・効果的な営業戦略の策定・営業活動に関わる事務作業の自動化などが挙げられます。
営業効率化は国際的な市場競争が加速するビジネスにおいて、企業が生き残るうえでは欠かせない取り組みです。各社は営業活動を効率的に行い、顧客満足度を高めつつ市場シェアを拡大することが求められています。
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営業効率化に有効な方法
営業活動を効率化するために有効な方法をご紹介いたします。
単純作業を外注・自動化する
日々の業務のなかで、事務作業などのルーチンワークは営業活動の時間が減少してしまう原因になります。アウトソーシング会社やフリーランスに任せたり、マクロやRPAなどで自動化をしたりなど、できるだけ作業時間を最小限に抑えるようにしましょう。
たとえば商談の日程調整はメールで行うと、確定するまでに時間がかかってしまうでしょう。そのような場合には「Spir」というITツールを活用すれば、顧客がURLをクリックして予定のあう日時を選択するだけで日程調整が完了します。
営業情報やナレッジを共有する
顧客情報や商談記録、営業ナレッジなどは常に社内で共有できるような体制を整えましょう。誰でも閲覧できる状況にしておけば、担当者の不在時や引き継ぎ時に効率的に情報共有ができます。情報共有ツールやSFAツールなどを活用すれば、記入のフォーマットを統一して、正しく情報を管理できるでしょう。
案件に優先順位をつける
案件（顧客）ごとに優先順位をつければ、効率的に営業活動に取り組めます。顧客リストをもとに闇雲に商談スケジュールを組んで取り組むのではなく、受注確度や受注金額の高い案件から優先的に取り組みましょう。
1日のスケジュールを最初にきめておく
1日の最初にスケジュールを決めておけば、業務時間中に「次はどこに訪問しよう」「次はどこに架電しよう」と悩むことなく、営業活動に取り組めます。とくに外出時には、効率的に訪問できるようなルートを想定しておくことが重要です。限られた時間のなかで最大のパフォーマンス（売上）を出すために、できるだけ効率的な業務スケジュールを設定しておきましょう。
柔軟な労働環境を整備する
効率的な営業活動を実現するためには、テレワークやフレックスタイム制などの柔軟な働き方が求められます。たとえばテレワークを導入すれば商談回数をより多く設定できるでしょう。また、フレックスタイム制を導入すれば、子育てや介護に忙しい従業員でも退職や休職をせずに営業活動に取り組めます。
インバウンド・マーケティングを検討する
インバウンド・マーケティングとは、見込み顧客からの「お問い合わせ」をもとに営業活動に取り組むマーケティング手法のことです。具体的には、Web広告・オウンドメディア・SNSなどのチャネルでコンテンツを配信し、ダウンロードをしてくれた見込み顧客に対して、架電やメールを通じてアプローチをします。テレアポや飛び込み営業などのアウトバウンド・マーケティングと比べて少人数で取り組めることから、費用対効果が高い手法として近年注目を集めています。
営業効率化に役立つおすすめのツール
営業効率化に役立つツールを、下記の種類別にご紹介いたします。
・議事録作成ツール
・作業効率化ツール
・ペーパーレス化ツール
・名刺管理ツール
・社内コミュニケーションツール
・オンライン商談ツール
・MA・SFAツール
議事録作成ツール
議事録作成ツールを活用することで、商談中の音声を録音したり、テキストとして保存したりすることができます。商談後には同僚や上司が商談内容を確認できるため、フィードバックをしたり、情報共有をしたりするのに役立ちます。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、Zoom・Skype・Microsoft Teamsなどのビデオ会議ツールと連携をするだけで音声を録音し、議事録を自動で作成できるツールです。商談後にはすでに議事録が作成されているため、すぐに内容を共有することができます。また、音声認識精度は99.8％と非常に高く、法律・医療・IT・会計などの各分野の専門用語を認識して、内容を正しく記録することが可能です。独自のパーソナライズ技術で発話者の会話のクセを特定し、反映させることもできます。個人向けには、議事録のチュートリアルと閲覧ができるフリープランをご用意しているので、少しでもご興味のある方はまずは無料でお試しください。
AmiVoice®ScribeAssist
AmiVoice®ScribeAssistは、音声の録音からテキスト化、編集、要約までを一気通貫で支援するアプリケーションです。インターネット環境の有無に関わらず、いつでもどこでも利用できるスタンドアローン型のツールのため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。また、オンラインの商談だけでなく対面の商談でも利用できるため、ハイブリットワークを導入している企業様におすすめのツールです。
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作業効率化ツール
作業効率化ツールを活用することで、商談ログの入力や出力、見積書や請求書の作成を効率化することができます。また、顧客データの収集には企業プラットフォームを活用するのがおすすめです。顧客企業の業績や市場トレンドを素早く収集し、提案内容に反映して受注確度を高めることができます。
Robo-Pat
Robo-Patは、導入実績1,000社を超えるRPAツールです。ルーチンワークのWeb操作をプログラミングや専門技術を使わずに自動化することができます。全てのソフト・ブラウザを対象に自動化できるため、導入してから「社内のWeb環境では使えなかった」と後悔する心配がありません。また、1ヶ月単位で導入できるため「まずは小規模のチームで利用してみたい」「繁忙期だけ導入したい」といったニーズにも対応できます。導入したすべての企業には専任の担当者がつくため、万が一疑問点や不明点が生じてもすぐに相談が可能です。
SPEEDA
SPEEDAは、各市場や業界のデータを効率的に収集できるクラウドサービスです。2,000社以上の企業で利用されており、時価総額TOP100社のうち約7割の企業で導入されています。商談先企業の情報収集にかかる時間を削減するだけでなく、より相手企業の状況を理解した提案ができるようになり、受注率の向上も期待することができます。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールを活用することで、たとえば契約書や領収書などの提出作業を簡素化し、従業員が営業活動に専念できるようになります。紙書類の提出がなくなれば、押印のためだけに出社する「はんこ出社」がなくなり、多様な働き方を実現するきっかけになるでしょう。
クラウドサイン
クラウドサインは、契約書をクラウド上で締結できるクラウド型電子契約サービスです。従業員を「紙書類」と「押印業務」から開放し、時間のかかる契約業務を効率化することができます。メールアドレスで認証するだけで利用を開始できるため、導入がしやすい点が特徴です。130万社以上の企業で導入されており、利用経験のある企業が多く、利用時に混乱が発生しづらいでしょう。
楽楽精算
楽楽精算は、オンライン上で経費精算ができるクラウド型経費精算システムです。紙やExcelでの経費精算で起こりがちな「手入力によるミス」「差し戻しによる遅延」「煩雑なファイリング作業」などを解決することができます。また、申請項目や承認フローはいつでも自由にカスタマイズできるため、各社に合わせた内容に設定できます。
名刺管理ツール
名刺管理ツールを活用することで、紙の名刺をスマートフォンのカメラで読み取り、名刺情報として登録することができます。個人での名刺管理にはもちろん、社内で共有をすることで顧客管理として活用することが可能です。
Sansan
Sansanは、名刺情報を99.9%の精度でデータ化できるオンライン名刺サービスです。AIと手入力により、紙の名刺やメールから取得した情報を一元管理することができます。ウェブ上のフォームにコードを数行追加するだけで、Sansan内の顧客データベースに情報を蓄積することが可能です。また、オンラインの商談でも名刺交換ができる「オンライン名刺」機能があり、専用のURLを共有するだけでオンライン上でもネットワークを広げることができます。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、名刺を同時に10枚まで瞬時にデータ化できるオンライン名刺サービスです。スキャンしたデータから相手担当者に関する情報を参照し、人物像についての理解を深めることができます。すべての機能を無料で利用できるため、できるだけ費用を抑えて名刺サービスを導入したい場合におすすめです。
社内コミュニケーションツール
社内コミュニケーションツールを活用すれば、メールや会話に比べて発言の敷居が下がり、コミュニケーションが活発になります。また、情報共有ツールを活用すれば、属人化しやすい商談記録や顧客情報について社内で共有できるため、担当者の変更時に効率的に引き継ぐことができるようになります。
Slack
Slackは、チャット形式で連絡ができる社内コミュニケーションツールです。チームごとに独自のチャンネルを作成し、関連するメンバー同士で連絡をとれます。発言内容に対してスレッド形式で返信ができるため、話題が前後して発言内容が埋もれてしまう心配がありません。さらにハドル機能（音声ミーティング）が搭載されており、手軽に会議を開催することが可能です。また、多様なスタンプや文字の装飾機能をうまく活用すれば、チーム内のコミュニケーションをより活発にできるでしょう。
Docbase
Docbaseは、社内の情報ドキュメントを蓄積できるツールです。シンプルなエディタ画面から誰でも簡単に情報共有ができる点が特徴です。また、作成したドキュメントは複数人で編集できるため、常に最新の情報に更新できます。
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オンライン商談ツール
オンライン商談ツールを活用すれば、インターネット環境さえあればいつでも・どこからでも商談に参加できるようになります。
Zoom
Zoomは、パソコン・スマートフォン・タブレットなどのあらゆる端末から参加できるオンライン商談ツールです。商談時に便利な「画面共有」「背景変更」「録画録音」の機能が搭載されており、数多くの企業で利用されています。また、接続環境の安定性が高く、大人数の商談でもスムーズに進められるでしょう。
Google Meet
Google Meetは、ブラウザ上で参加できるオンライン商談ツールです。わざわざアプリケーションをインストールする必要がないため、参加用のURLをクリックするだけで各自のパソコンからログインすることができます。
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MA・SFAツール
MAツールやSFAツールを活用すれば、顧客管理や営業活動を効率化することができます。MA（マーケティング・オートメーション）ツールとは、商談アポイントに至るまでの見込み顧客（リード）の管理や商談機会の拡大を目的に導入されるものです。一方でSFA（セールス・フォース・オートメーション）ツールとは、受注に至るまでの見込み顧客の進捗管理や従業員の営業活動を数値化することなどを目的に導入されるものです。
SATORI
SATORIは、日本企業のSATORI株式会社により開発された国産のMAツールです。国内の大手企業を中心に、1,000社以上の企業で活用されています。一般的なMAツールとは異なり、お問い合わせ前の“匿名の見込み顧客”に対してアプローチができるのが特徴です。また、ウェブサイトに計測タグを埋め込むだけで導入が完了するため、簡単に安心してご利用いただけます。
Senses
Sensesは、現場主義に基づいたSFAツールです。顧客・案件・行動・名刺などの情報を一元管理できるほか、AIによる「入力の自動化」や「案件のリスク分析」などの機能を利用できます。また、各担当者の進捗状況を案件ボード上で視覚的に管理することが可能です。テレワークでも「進捗状況に問題がないか」を気軽に把握することができます。
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まとめ
営業効率化とは、組織のパフォーマンスを最大化するために営業活動を効率化する取り組みのことです。具体的には下記のような取り組みのことを指します。
・単純作業を外注・自動化する
・営業情報やナレッジを共有する
・案件に優先順位をつける
・1日のスケジュールを最初にきめておく
・柔軟な労働環境を整備する
・インバウンド・マーケティングを検討する
これらの取り組みを社内で推進するためにはツールの導入が欠かせません。具体的には下記のようなツールがおすすめです。
・議事録作成ツール
・作業効率化ツール
・ペーパーレス化ツール
・名刺管理ツール
・社内コミュニケーションツール
・オンライン商談ツール
・MA・SFAツール
なかでも議事録作成ツールを導入することで、他のメンバーが取り組んだ商談内容について目を通せるようになるため「円滑な情報共有」や「ナレッジの蓄積」が可能になり、営業活動の効率化につながります。
「AI GIJIROKU」では個人向けにフリープランをご用意していますので、操作性が気になる方は議事録のチュートリアルと閲覧からお試しください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
