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会議関連 2023/01/4

無駄な会議の特徴とは?有意義な時間にするための改善方法をご紹介

会議 無駄

「無駄な会議が多い」と感じられている方も多いのではないでしょうか。まったく発言をしない人がいたり、会議時間が必要以上に長かったりなど、実際に無駄を感じられる場面は数多くありますよね。

そこで本記事では、無駄な会議に共通する特徴や、その改善方法をご紹介いたします。とくに会議の開催者を務める方は本記事を参考にして、会議の効率化に取り組んでみてください。

無駄な会議の特徴とは

まずは、無駄な会議に共通する“6つの特徴”について解説いたします。

目的がなく開催されている

目的がなく開催されている会議は、今すぐに見直したほうが良いでしょう。たとえば月次・週次で開催されている定例会議や、話し合いという名目だけの会議などが挙げられます。とくに話す内容がないのにも関わらず、集まることだけが目的となってはいないでしょうか。もちろん定期的に会議を行うことで、報連相を行う機会ができるというメリットはありますが、一方で「会議のときに話せばいいや」と先延ばしにされてしまうこともあるため注意が必要です。

時間が長い

会議の時間を、とりあえず「1時間」と形式的に設定していませんか。もちろん会議の目的によっては1時間かかる場合もありますが、なかには30分ほどで終えられる場合もあるでしょう。会議時間に余裕があると「時間いっぱいまで話そう」という心理が働き、時間が長引いてしまいがちです。アイデア出しや、部下のスキルアップを目的にした会議であれば時間を長めに見積もっても構いませんが、意思決定や進捗報告の会議であれば短めに見積もっても良いでしょう。

参加者が必要以上に多い

参加者が必要以上に多いと、スケジュール調整や意思決定に時間がかかってしまいます。また、周囲の目が気になり、発言のハードルを高く感じる方もいるため、活発な議論を行いづらくなるでしょう。新しい意見や考え方を取り入れたい議題、もしくは全員が納得感を持って決めたほうがいい議題がある場合には、人数が多くても問題ありません。しかし、通常の意思決定や進捗報告の会議であれば必要最小限の人数で開催することをおすすめします。

意思決定が行われない

会議中に意思決定を行わず、ただ話し合いをするだけで終えていないでしょうか。たしかに意見交換の会議であれば、話し合いが議論の中心になります。しかし、話し合った内容をもとに、次は「誰が・いつまでに・何をするのか」というネクストアクションを最後に定めておくべきです。「誰かが行動に移すだろう」という考えでいると、結局は誰も手をつけず、そもそも会議で話し合った意味がなくなってしまいます。会議の最後には“決定事項”と“ネクストアクション”を全員で振り返るのがおすすめです。

資料が多すぎる

会議の資料が多すぎると、読み込むのに時間がかかってしまいます。話し合いの時間がとれなくなるため、あまりおすすめできません。また、資料作成に時間がかかり、開催者(作成者)の負担が大きくなってしまいます。資料には必要最低限の情報を記載して、もし参加者が疑問に感じた点があれば、会議中に質問をいただいて補足すれば良いでしょう。

ファシリテーターがいない

ファシリテーターがいない会議では、参加者の意見がバラバラになったときに中立的にまとめることが難しくなります。また、議論が脱線した場合に元に戻すことも難しくなるでしょう。そもそも進行役がいないと、会議を効率的には進められません。会議当日に決めるのは時間が勿体ないため、開催者が事前に決めておくと良いでしょう。

なぜ無駄な会議が発生してしまうのか

なぜ無駄な会議が発生してしまうのでしょうか。ここでは、考えられる原因をご紹介いたします。

集まること自体が目的になっているから

日本の商習慣として「集まること」を是とする空気感があります。また、民主主義の国家のなかで「みんなで決めること」を美徳とする空気感もあるでしょう。つまり「みんなで集まって一緒に話し合うこと」に価値が置かれており、そもそも効率は後回しになっているのです。そのため、参加者が必要以上に多かったり、メールで済む内容でも会議が開催されたりなど、無駄な会議が発生しやすくなっています。

時間管理ができていないから

メンバーの稼働時間をもとに、プロジェクトやタスクごとの収支計算ができていれば「この会議にこれだけの人数が参加したら、人件費が膨らんでしまうのではないか」と判断できますが、実際は多くの企業で時間管理ができていないのが実情です。最近こそ働き方改革が進んで改善されていますが、もともと日本では長時間労働の文化が根強くあり、人的資本(社員の労働時間)が無限にあると考えられていることが、一つの要因であると推測できます。

無駄だと感じても言い出せない雰囲気があるから

年功序列やトップダウンが激しい企業では、会議時間が長いことに対して、一般社員が口を出せない雰囲気があるのかもしれません。たとえ改善方法を思いついても「どうせ受け入れてもらえない」「伝えたら怒られる」などの心理が働き、結局は誰も何もいえない状況になっている可能性があります。

そのほか複数人が集まって開催するもの

その他には「オリエンテーション」という名目で、新入社員に対して会社のルールや業務の進め方を共有する場があります。また、「キックオフミーティング」という名目で、プロジェクトの開始時に関係者全員が集まり、プロジェクトの概要やスケジュールなどの認識を合わせる会議が開催されます。

無駄な会議を改善する方法

無駄な会議はどのように改善すれば良いのでしょうか。ここでは具体的な方法についてご紹介いたします。

会議以外の方法を検討する

そもそも会議を開催する必要があるのか、もしくは会議以外の方法で解決できないのかを考えましょう。たとえば情報共有や進捗共有であれば、メールやチャットで済むため、会議を開催する必要はありません。また、ちょっとした意思決定であれば口頭や電話で対応できるでしょう。

目的を事前に共有する

会議を開催する場合には、目的(会議で解決したいこと)を明確に定めましょう。たとえば「来年度の予算配分を決めたい」「システムトラブルの原因を特定したい」「キャンペーンAについての具体案がほしい」などが例として挙げられます。また、参加者に対して事前に目的を共有すれば、それぞれが会議までに準備をして臨むようになり、活発な意見交換を期待できるしょう。

役割を明確にする

会議での役割を事前に明確にしておくと、当日の進行がスムーズになります。たとえば会議を進行する「ファシリテーター」や、会議内容をメモしてまとめる「書記」、会場設備を手配する「サポーター」などです。開催者を中心に、事前に割り振ると良いでしょう。

時間を守る

会議の時間を厳守すると「時間内に決めなければならない」という心理が働き、一人ひとりが効率的に動くようになります。開始時間や終了時間を守るのはもちろんですが、アジェンダごとの議論時間を守ることが重要です。もし議論が時間内で終わらなければ別途会議を開くなどで調整をしてください。

ウェブ会議ツールを利用する

参加者の拠点が分散している場合には、ウェブ会議ツールを利用しましょう。会議のために移動をしていると、スケジュール調整に時間がかかってしまいます。また、移動時間がかかる分だけ時間が無駄になってしまうでしょう。ツールはZoomやSkypeなど、法人向けに提供されているセキュリティ対策がされたものがおすすめです。

まとめの時間を設ける

会議の最後には、まとめの時間を設けてください。決定事項はなにか、話し合った内容をもとに「誰が・いつまでに・何をするのか」の2点を振り返りましょう。全員で振り返ることで、認識に齟齬がないのかを確認できます。また、会議の開催目的を達成できたのかを、開催者に確認することもできるでしょう。

まとめ

会議の時間を無駄にしないためには、会議の目的を明確にすることが重要です。そして、目的に適した時間と参加人数で開催をして、最後に決定事項とネクストアクションの2つをまとめましょう。

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