「この会議は何を目的に開催されているのだろうか」と思われた経験のある方も多いのではないでしょうか。また、開催する側としても「どのようにすれば会議を生産的に進められるのか」と迷うことがあるでしょう。
本記事では会議の主な目的についてご紹介いたします。また、生産性が高い「目的のある会議」を開催するために抑えておきたいポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
会議は目的が重要
会議を開催する際には、具体的な目的を定めるのが重要です。目的がなければ議論の軸がブレてしまい、会議の時間が無駄になってしまいます。とくに月次・週次で開催されているような定例会議や、とりあえず「話し合い」と言われる名目で開催される会議には、注意が必要です。
実際に、株式会社識学の調査によると「無駄だと思った会議がある」と回答した会社員の割合は8割超もいるようです。また、パーソル総合研究所の調査によると、無駄な会議による日本企業の損失は年間で15億円とも言われており、日本企業の生産性がなかなか向上しない一因であると推測できます。
主な会議の目的
会議には、主に下記5つの目的があります。
・意思決定をする
・情報共有をする
・アイデア出しをする
・討論・意見交換をする
・士気を高める
開催者は「会議がどの目的に該当するのか」を明確にしておくことが重要です。ここでは、それぞれの目的について具体的に解説します。
意思決定をする
会議の開催目的として、おそらく最も多いのが“意思決定をする”会議です。たとえば「次年度の予算策定」「キャンペーン施策の決定」などが挙げられます。とくに決裁権限をもつ管理職・経営者が参加して、組織の方向性を決断する場面が多いでしょう。
意思決定を正しく、且つ効率的に行うためには、決断の選択肢や数値データを関係者に共有する必要があります。主催者は事前に入念な準備を行い、必要な情報を揃えておくことが求められるでしょう。
情報共有をする
タスクの進捗共有をするために、会議が開催されることがあるでしょう。とくにプロジェクト型の業務（ex：システム開発・Web制作・コンサルティングなど）では、期日通りにタスクを進める必要があるため、定期的な進捗共有が求められます。また、業務ナレッジやトラブルの共有などで会議が開催される場合もあるでしょう。
情報共有の会議を開催するときには「他の手段で代替できないか」を一度見直す必要があります。たとえばタスクの進捗共有であればプロジェクトマネジメントツールで、トラブルや業務ナレッジの共有であればチャットツールで代替が可能です。もちろん他の開催目的があれば問題ありません。メンバー同士が顔を直接あわせることで、信頼関係が高まる、テキストでは相談できないことを相談できる、などの目的があれば積極的に開催をして良いでしょう。
アイデア出しをする
アイデア出しを目的として会議が開催されることがあるでしょう。たとえば「新商品の開発」「マーケティング施策の企画」などの場面で行われます。ブレインストーミングの形式で、参加者それぞれが考えつく限りアイデアを出すことで、1人では思いつかなかったアイデアを得られます。
アイデア出しの会議で重要なことは、否定しない・意見を自由に出す・質よりも数を追うの3つです。参加者が発言しづらい雰囲気になってしまうと、なかなか良いアイデアは出てきません。また、いくら意見を自由に出してもらう場でも、内容が脱線しすぎてしまえば意味がないでしょう。主催者のファシリテーション能力が問われる会議だといえます。
討論・意見交換をする
討論や意見交換を目的として会議が開催されることがあります。意思決定の会議とは異なり、議論をすることが目的で、たとえば「システムトラブルの原因追求」「取引先へのプレゼンに向けた壁打ち」などが代表例です。情報共有や、アイデア出しの会議で挙げられた内容について、さらに深ぼって話し合う場面で行われます。
討論や意見交換を目的にした会議では、具体的な目的を関係者に共有する必要があります。たとえば、システムトラブルの原因追求であれば「◯◯のトラブルについて、原因は◯◯だと推測しているが、間違いはなさそうか確認してほしい」、プレゼンの壁撃ちであれば「A社へ◯◯サービスの新規提案を検討しており、プレゼン内容をより魅力的なものにするためのフィードバックがほしい」などです。ただ漠然と話し合うのではなく「話し合った結果どうなりたいのか」を共有しておくことで、会議内容をより生産的なものにできます。
士気を高める
組織全体の士気を高めるために、一同に集まり会議が開催されることがあります。たとえば期初に開催されるキックオフミーティングや、入社初日に開催されるオリエンテーションなどが代表例です。関係者が顔を直接あわせてコミュニケーションを取ることで、信頼関係が高まり、その後の業務を円滑に進められるようになります。
比較的大人数が参加する会議になるため、主催者は会場の手配・参加者への事前共有・当日の司会進行など、段取りよく準備を進めることが求められるでしょう。
目的のある会議を開催する方法
目的のある会議を開催するには、下記3つのポイントを意識してみてください。
ファシリテーターを決める
まずは、ファシリテーター（＝会議の司会者）を誰に任せるのか決めましょう。ファシリテーターは「当初の目的通りに議論を進められているのか」「話が脱線していないのか」を常に確認しながら、会議を進行します。
多くの場合、主催者がファシリテーターを務めるケースが多いです。もしファシリテーターが目的を理解していない、もしくは誤認してしまえば会議の方向性がズレてしまうでしょう。適切なアジェンダを設定して、アジェンダ通りに議論を進めることが求められます。
事前に目的を共有する
会議を開催する前に、参加者に会議の目的を共有しましょう。全員が目的を理解したうえで会議を開催すれば、途中で議論がズレることなく、効率的に会議を進められます。
また、参加者それぞれが事前に会議内容について考えておくことで、当日はより活発な議論を行えるでしょう。とくにアイデア出しの会議では、当日に考えてもなかなか良いアイデアが出ない可能性があります。事前に共有できる情報はできるだけ手配しておくことをおすすめします。
結論を決める時間を設ける
会議の終盤には、結論を決める時間を設けましょう。具体的には“決定事項”と“ネクストアクション（誰が・いつまでに・何をするのか）”を明確にします。会議は、話をしただけで終わりでは開催した意味がありません。当初の目的を達成できたのか、主催者が最後に確認するようにしてください。
まとめ
会議の目的としては「意思決定をする」「情報共有をする」「アイデア出しをする」「討論・意見交換をする」「士気を高める」の主に5種類があります。目的のある会議を開催するためには、ファシリテーターを決めて、参加者に目的を共有して、会議の終盤に結論を決めることが重要です。
また、会議内容は議事録に残しておくと次回の参考になります。「AI GIJIRIOKU」を活用すれば、AIが話者を特定して、議事録を自動で作成できます。音声認識精度は99.8％なので、ほぼ正確に会議内容を保存することが可能です。
会議内容を議事録で共有すれば、そもそも会議の参加人数を最小限に抑えられます。とくに意思決定を行う会議では、参加人数が少ないほうが議論をスムーズに行えるでしょう。「AI GIJIRIOKU」では議事録のチュートリアルを無料で閲覧できるので、少しでもご興味のある方はぜひご登録ください。
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