社内の重要な事項を決定する会議。「役職があるから」「人をまとめるのが上手いから」「タイピングが早いから」と何となく役割を分担していないでしょうか？ 会社の経営に関わるような話し合いもする会議では、役割をきっちりと分担することが大切です。役割を分担すれば、「誰も議事録を作成していない」「決裁権を持った人間に逆らえない」などのトラブルを防げる上に、参加者が責任を持って役割を全うすることで会議がスムーズに進みます。
本記事では、会議を円滑に進めるために割り振りたい7つの役割について解説します。
目次
会議で役割を作る意味
会議とは会社の意思決定やプロジェクトの発足など、会社を運営する上で重要な事柄を話し合う場を指します。会社によっては、チームの足並みを揃えるための集まりやブレインストーミングなど、重要度の低い集まりも会議と呼称する場合もあるでしょう。会議を円滑に進め、実りある会議にするためには議題を明確にし、役割を作り分担することが大切です。また、一般的には会議の人数が7人を超えると1人増えるごとに10%の生産性が下がるともいわれています。これは人数が増えるごとに会議参加者の当事者意識が薄れることが原因とされており、参加者全員に当事者意識を持ってもらう意味でも会議の役割分担は重要といえるでしょう。
会議における6種類の役割を紹介
議長
会議の意思決定を担う役割が「議長」です。一般的には組織の長や、プロジェクトの責任者が務める場合が多いでしょう。下記のファシリテーター（司会進行）と兼任することもありますが、権力が集中して議長の意見を押し付ける会議になってしまう可能性も考えられます。議長役をもともと権力のあるポジションの人間が務める場合は、ファシリテーターは別立てした方が自由な発言を促し、会議が円滑に進むでしょう。
また、議長はできる限り発言を控えることも会議を円滑に進めるポイントです。参加者の発言意欲を削がないためにも不要な発言は避け、会議の進行をファシリテーターに任せるのが無難でしょう。
ファシリテーター
会議をスムーズに行うために、1番重要な司会進行役がファシリテーターです。話し合いには参加せず、会議の議論が適切に行われるよう務めましょう。発言の論点が分かりにくい場合の整理やタイムマネジメント、特定の参加者だけが一方的に話さないような雰囲気作りもファシリテーターには欠かせない仕事です。ファシリテーターの働きで会議の質が左右されることもあるので、他部署や外部からファシリテーターを招くケースも見受けられます。ファシリテーターには、「なんとなく話が上手いから」「空気が読めるから」といった雰囲気だけではなく、頭の回転が速く気が配れる人材を選出することが大切です。
プレゼンテーター
会議の議題について発表するのがプレゼンテーター（発表者）の役割。ファシリテーターや書記なども会議に欠かせない役割ですが、プレゼンテーターがいなければ会議は始まりません。プレゼンテーターを務める際は、発表内容についての準備はもちろん、発表全体の時間もあらかじめ測っておくことも大切です。また、想定できる質問への回答も会議前にしっかりと準備しましょう。
書記
会議中に出た意見をホワイトボードなどに板書し参加者全員に提示するのが書記の仕事です。情報処理能力が必要な役割で、会議の要点を聞き漏らさずに取捨選択する能力が求められます。また、会議中だけではなく会議後の議事録作成も書記の大切な仕事。次回以降の会議のために、正確な議事録の作成は不可欠です。
雑務
「雑務」という言葉の響きから、雑用のようなネガティブなイメージを抱く方もいらっしゃるかもしれません。雑務は直接会議での発言や決定には関わらず、会議を影から支えることで円滑に進むようサポートする役割です。会議で使う備品の用意や整備、参加者に配る資料作成と配布など、会議前の準備段階から多くの仕事があります。会議中も他の参加者が自分の仕事に集中できるよう、飲み物の用意や機材の操作など会議には欠かせない役割です。Web会議が一般的になってきた昨今は、Web会議ソフトのインストール方法や利用方法などを参加者に周知することも雑務の仕事です。
オブザーバー
オブザーバーは発言はせずに傍観する役割。新入社員やチームの新規加入者などはオブザーバーに割り当てましょう。会議の流れを汲まずに質問してしまったり、経緯を分からず意見を述べてしまえば会議の進行を妨げてしまいます。円滑な会議進行のために、会議の進行や議題を掴めていない新規メンバーには、「オブザーバー」の役割を与え発言をさせないことも大切です。
まとめ
会議を円滑に行い、実りあるものにするためには役割を分担し、参加者全員が当事者意識を持って参加することが大切です。会議での進行も大切ですが、決定を周知するため、次回以降の会議のためには「どういう意見が出て」「どういう議論を重ねて」「何が決まった」のかを正確に記録する必要があるでしょう。会議中のメモだけでは議事録の役割を果たせず、録音・録画の文字起こしは多大な労力がかかってしまいます。
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AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
