タウンホールミーティングは、経営陣と社員の意見交換の場として注目されています。しかし「タウンホールミーティングってなんだろう？」「どんなメリットがあるの？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、タウンホールミーティングの概要やメリット・デメリット、成功させるためのコツまで詳しく解説します。ぜひ本記事をお読みいただき、開催を検討してみてください。
目次
タウンホールミーティングの意味
タウンホールミーティングは、経営陣と現場の社員が集まって意見交換をすることを指します。普段対話することのない経営陣と現場の社員が直接会うので、社員は経営陣の考えをダイレクトに聞くことが可能です。
また、経営陣にとっては社員の考えや現場で感じている感覚をより具体的に知れる貴重な機会といえます。
タウンホールミーティングの効果や必要性
タウンホールミーティングは、企業の組織力を強化する効果があります。企業が大きくなると、経営陣と社員との距離が離れて意思疎通はしづらくなってしまいます。
例えば「経営陣の名前と顔はなんとなくわかるけど、話したことはない」というケースも多いはずです。また、経営陣も社員全員のことを知るのは困難でしょう。
社員と経営陣が対話するタウンホールミーティングは、両者が意見交換をしてお互いの考えを伝えられる貴重な機会です。組織として同じ方向を向くためにも、必要なものといえます。
タウンホールミーティングの開催形式
タウンホールミーティングの開催形式は企業ごとにさまざまです。具体的には、以下の点がそれぞれ異なります。
- 開催する頻度
- 参加する社員
- 対面形式か、オンライン形式か
例えば、開催時期は年1回の企業や四半期に1回など企業によって異なります。また、なるべく多くの社員を集める場合もあれば、部長などの役職のある社員を中心に集めて開催するケースもあります。
タウンホールミーティングの3つのメリット
タウンホールミーティングには企業の理念や思いを伝えられるなど、経営陣と社員の双方にメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
1：企業の理念や思いを伝えられる
1つ目のメリットは、企業の理念や思いを伝えられることです。社員を集めて直接理念や考えを伝えることで、より思いが伝わりやすくなります。
例えば、企業としての方針や考え方を書面やビデオで伝えるのと直接対話するのでは、後者の方がより社員に考えが浸透しやすくなるでしょう。タウンホールミーティングは、重要な考えなどを伝える機会に適している場といえます。
2：現場の声を経営陣に届けられる
2つ目のメリットは、現場の声を経営陣に届けられることです。例えば、現行の社内制度に関する不満や社員の本音など、普段は届けられない意見を直接伝えられます。
一方で、現場の声を直接聞けるという点では、経営陣にとってもメリットがあります。現場の声は経営陣にとって貴重な意見なので、直接意見を汲み上げられるタウンホールミーティングは大切な機会といえるでしょう。
3：エンゲージメントが向上し離職防止につながる
3つ目のメリットは、エンゲージメントが向上し離職防止につながることです。現場の意見が反映されず経営陣と考えが合わないと、社員が離職してしまうこともあるでしょう。企業の人材不足やノウハウの流出を防ぐためにも、離職率を下げる努力が大切です。
タウンホールミーティングでは、現場の社員の意見を経営陣が直接聞いて反映させていくことが可能です。社員は自分の意見を聞き入れてくれる姿勢を感じられると、満足度が上がり離職防止につながります。
タウンホールミーティングでありがちな失敗
メリットも多いタウンホールミーティングですが、日程調整がうまくいかないなど失敗するケースもあります。ここでは、タウンホールミーティングでよくある失敗を解説します。
日程の調整がうまくいかない
1つ目は日程の調整がうまくいかないことです。経営陣をはじめとする参加者全員の都合をつけるのが難しいケースも多々あります。
例えばシフト制勤務の企業では、出勤日や時間帯が統一されているわけではありません。そのため、参加者の出勤日を調整するなどの事前準備も必要です。
また、遠方の参加者が対面形式のミーティングに参加する場合は、移動時間やコストも検討する必要があるでしょう。なるべく早い段階から計画するなど、日程を調整する工夫が大切です。
なかなか質問が出ない
2つ目は、なかなか質問が出ないことです。経営陣が理念を伝え、社員が質問する機会に恵まれても全く質問が出ないケースもあります。もともと意見するような風土が築かれていなかったり、会場の雰囲気が硬かったりすると社員も質問しづらいでしょう。
主催側が質問しやすい雰囲気を作るほか、参加者側もあらかじめ質問を考えるなどの工夫が大切です。
タウンホールミーティング成功のコツ
タウンホールミーティングを成功させるためには、事前の準備や終了後における工夫が大切です。ここでは、成功のコツを具体的に解説します。それぞれ見ていきましょう。
ファシリテーターを設置する
1つ目はファシリテーターを設置することです。ファシリテーターはミーティング中の発言を促したり時間を管理したりする役割を担います。ここでは、ファシリテーションに集中する立場の人を設置することがポイントです。
例えば経営陣がファシリテーターを兼ねてしまうと、発言が長引いてしまう懸念もあります。ミーティングの時間は限られているので、時間を有効活用するためにも進行を専門とするファシリテーターを設置しましょう。
質疑応答の時間を十分にとる
2つ目は質疑応答の時間を十分にとることです。経営陣が理念を伝えることに終始してしまうと、社員の質疑応答の時間が十分にとれず満足度が下がってしまいます。
また、社員が発言する時間が少ない場合、経営陣としても現場の声を汲み上げられず経営に活かせなくなってしまいます。一方通行のコミュニケーションにならないよう、質疑応答の時間を多めに取るのがおすすめです。
議事録を作成する
3つ目は議事録を作成することです。タウンホールミーティングに社員全員が参加するのは困難です。企業の規模が大きくなるほど、スケジュールの都合がつかない可能性があります。そこで、参加できなかった方に対しても議事録で内容を共有することが大切です。
オルツの議事録作成ツール「AIGIJIROKU」は、ミーティング内の発言を99.8%の精度で正確に文字起こしできます。また、業界専門用語の認識エンジンも複数搭載されているため、多くの業界に対応可能です。
ツールを立ち上げるだけで簡単に記録できるので、議事録の作成にぜひ活用してみてください。
まとめ
タウンホールミーティングは企業の経営陣と社員との間をつなぐ大切なコミュニケーションの機会です。企業規模が大きくなるほど社員と経営陣の距離は広がってしまうので、定期的にタウンホールミーティングを開催して意思疎通をはかるといいでしょう。
また、ミーティングの内容は議事録にまとめて不参加者へ共有することも大切です。議事録作成ツールの「AIGIJIROKU」は、発言の記録から共有まで1つのツールで簡単にできます。併せて利用を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
