「テレビ会議ってどんな形式で行うの？」「Web会議との違いは？」リモート環境で会議を行う方の中には、このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、テレビ会議の概要やメリット、Web会議との違いを詳しく解説します。ぜひ本記事を参考に、テレビ会議の導入を検討してみてください。
目次
テレビ会議とは
テレビ会議とは複数人が会議室に集まり、1つのテレビ画面で参加する会議の形式を指します。機材があれば遠方とのコミュニケーションも可能です。また、1つの画面で参加するため、複数人に対して1つのデバイスがあればいい点もメリットといえるでしょう。
必要な機材
テレビ会議に必要な機材の一例は以下の通りです。
- テレビ画面
- カメラ
- 専用の回線やシステム
- マイクスピーカー
テレビ会議では画面やカメラの他にも、通信に使う専用の回線やシステムを用意します。導入する際には会議室などの場所をテレビ会議用に整備する必要も出てくるでしょう。
Web会議との違い
テレビ会議とWeb会議はどちらも遠隔で参加できる点が共通していますが、いくつか異なる部分もあります。両者の違いを以下の表にまとめました。
| テレビ会議 | Web会議 | |
| コスト | システム利用料や回線設備などの初期費用がかかる | 会議ツールの月額料金など |
| 場所 | 設備が整った場所で行う | インターネットがつながれはどこでも可能 |
| 設備 | 専用の機器が必要 | パソコンやネット環境など |
| 気軽さ | △ | ◯ |
| 特徴 | 音質や通信が安定している | 比較的気軽に行える |
テレビ会議は設備を整えるためにコストがかかりますが、音質や通信が比較的安定している点が特徴です。一方Web会議はネット環境さえ整えれば簡単に活用できます。両者の特徴を踏まえて会議によって使いわけるのもいいでしょう。具体的な使いわけに関しては後の見出しで詳しく解説します。
テレビ会議のメリット
テレビ会議には時間やコストの削減の他にも、複数のメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
時間やコストを削減できる
1つ目のメリットは、時間やコストを削減できることです。テレビ会議は環境と設備さえ整えば社内で行えます。そのため、会議や商談のために社外に移動する手間がかかりません。
また、Web会議の場合は1人ひとりが会議に向けてネットに繋ぐなどの準備が必要ですが、テレビ会議の場合は1つの機材で複数人参加できるので、簡単に事前準備が済みます。代表者以外は会議室に足を運ぶだけなので、1回あたりの時間やコストを削減できるでしょう。
映像や音声の質がいい
2つ目のメリットは、映像や音声の質がいいことです。テレビ会議はWeb会議よりも通信が安定しており、高画質・高音質な点が特徴です。
Web会議の場合は画面が途中で固まってしまうなどのトラブルもあり、通信の質は参加者ごとのネット環境に依存します。テレビ会議は通信トラブルが比較的少ないので、安心して会議を進められるでしょう。
セキュリティ対策になる
3つ目のメリットは、セキュリティ対策になることです。テレビ会議システムにはネット経由で利用する「クラウド型」と専用サーバーを使う「オンプレミス型」があります。
ネット回線を使わないオンプレミス型の場合は自社のサーバーを使うので、外部のネットワークにさらされる心配がありません。ツールによる通信の暗号化と併せて活用すると、さらにセキュリティを強化できるでしょう。
テレビ会議のデメリット
便利な一方、テレビ会議にはコストや設備面でのデメリットもあります。デメリットを確認したうえで、導入を検討しましょう。それぞれ詳しく解説します。
導入にコストがかかる
1つ目のデメリットは、導入にコストがかかることです。Web会議はパソコンがあれば簡単に利用できますが、テレビ会議は回線やカメラなどの専用設備に費用がかかります。導入時はもちろん、メンテナンスや機器の交換費用といった運用面でもコストがかかるため、長期的な予算が必要です。
導入する際には予算に合っているか、将来的に買い替えや保守費用も併せてシュミレーションすることをおすすめします。
専用の機器が必要
2つ目のデメリットは、専用の機器が必要な点です。先ほどもお伝えしたように、テレビ会議には専用の通信機器などが必要であり、Web会議よりも設備面でのハードルは高くなります。
また、テレビ会議では相手も通信に使える機器を完備していなければなりません。そのため、特に社外向けの会議には対応できない可能性があります。例えば本社と支社など、全社で同じツールを導入している場合に使用が限定されるケースも想定しておきましょう。
データの送受信はできない
3つ目のデメリットはデータの送受信ができないことです。Web会議の場合、パソコンを使えば簡単に資料を共有したり共同で編集したりできます。しかし、テレビ会議は通信のみに機能が限定されることがほとんどなので、資料などのデータの送受信は別途インターネットで行います。
テレビ会議とWeb会議それぞれの適しているケースを紹介
テレビ会議とWeb会議はそれぞれ特徴があり、適している場面も異なります。それぞれに適しているケースを詳しく解説するので、ぜひ検討する際の参考にしてください。
テレビ会議が適しているケース
テレビ会議が適しているケースは以下の通りです。
- 数十人〜数百人規模で集まって会議を行う
- 本社と支社など、部屋同士で通信したい
- 通信の安定を重視したい
テレビ会議は画質や通信が安定しており、大人数で参加できる点がポイントです。事前の準備や整備には手間がかかりますが、社内で部屋同士をつないで会議するならテレビ会議の方が適しているでしょう。
Web会議が適しているケース
Web会議が適しているケースは以下の通りです。
- 1対1から20人程度の会議
- 場所を問わず会議を行いたい
- コストを抑えて気軽に活用したい
Web会議はネット環境があればどこからでも参加できる点がポイントです。テレビ会議のような音質や画質にはなりませんが、気軽に利用できる点を重視したい場合は適しているでしょう。
まとめ
テレビ会議とWeb会議は同じ遠隔会議の方法として混同されがちですが、それぞれの特性があります。今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社の状況や目的に合った方法を選択しましょう。 また、会議には議事録が不可欠です。オルツの議事録作成ツール「AIGIJIROKU」は、どのような会議スタイルにも対応できます。正確に発言を記録し、編集や共有まで1つのツールで簡単にできるので、併せて導入を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
