「一部の人からしか意見がでない」「結論がまとまらない」など、会議の進め方で悩みファシリテーターについて気になっている方は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効率的に会議を進めるために重要なファシリテーターについて解説します。司会との違いや具体的な役割、会議をスムーズに進めるコツを紹介しているので、会議の進め方で悩んでいる方は参考にしてみてください。
目次
ファシリテーターとは
ファシリテーターとは、会議の参加者を巻き込んで意見や考えを上手に引き出し、話し合いがスムーズにいくようにサポートする進行役の人を言います。
「一部の人からしか意見がでない」「それぞれが自分の考えを言っているだけ」といった状態では有益な結論は得られにくく、意味のある会議とはいえません。
しかしファシリテーターがいれば、発言しやすい雰囲気や意見交換をする時間を作って、結論へ導いてくれます。参加者全員の相互理解と合意が得られると、会議がより価値のあるものになるでしょう。
司会との違い
司会とファシリテーターの違いは「参加者を巻き込んで会議を進めるかそうでないか」です。
司会は、会議などを最後まで滞りなく進めるのが役割です。そのため参加者へ意見を求めたり、発言をまとめたりするようなサポートは基本的にしません。
一方でファシリテーターは、有意義な会議となるようにサポートするのが役割なので、発言をまとめたり、意見を引き出したりと進行以外もこなします。
ファシリテーターが求められる理由
司会のみの会議では、結論がまとまらずに会議の目的を達成できないケースがあります。しかし、ファシリテーターを配置することによって会議の質が向上すれば、目的を達成しやすくなるのです。
ファシリテーターは資格が必要なく、会議をサポートするスキルがあれば誰でもなれます。そのため社内に適任者がいれば、わざわざ資格取得で苦労したり、外部から雇ったりする必要はありません。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターは、活発な意見交換の補助やゴールへの誘導など重要な役割があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
スムーズな会議の進行
ファシリテーターは、アジェンダをしっかりと理解したうえで、会議をスムーズに進行する役割があります。
意見交換の場では、つい熱くなってしまって議題の論点がズレたり会議の時間がオーバーしたり、予定通りに進まない場合もあるでしょう。参加者の意見を聞きながらゴールに向けて軌道修正や時間の調整をしてくれる役割がいれば、会議はスムーズに進みます。
活発な意見交換のサポート
ファシリテーターにとって、会議参加者から意見を引き出すのも重要な役割です。
参加者のなかには「意見を出しにくい雰囲気だな」「そもそも自分の意見を言うのが苦手」という人もいます。そのような人たちでも発言しやすいよう、ファシリテーターは質問を投げかけて意見を引き出すのです。
会議のゴールへの誘導
ファシリテーターは、意見交換の内容を精査しながら、会議をゴールへ導く役割があります。
会議は、ただみんなが集まって意見や情報を共有するだけの場ではありません。会議には明確な目的があり、参加者は意見を言い合って結論を出すことが大切です。
しかし、意見をまとめる人がいなければ、結論が出ないまま会議が終わるケースもあります。会議が意見交換や情報共有だけの場にならないよう、ゴールへ導くファシリテーターの役割が重要です。
ファシリテーターが上手い人の特徴
ファシリテーターが上手い人には、以下のような特徴があります。
- コミュニケーションスキルがある
- 客観的な視点を持てる
- 物事を理解して整理できる
裏を返せば、以上のスキルを身につければファシリテーターとして活躍できます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションスキルがある人
ファシリテーターにとって最も重要なのは「コミュニケーションスキル」です。
会議をゴールへ導くには「会議の進行」と「参加者への質問」をスムーズにこなす必要があります。そのためには、コミュニケーションの基盤となる観察力や傾聴力が求められます。
人の話を聞くのが上手かったり正しく理解できたりする人は、ファシリテーターとしての素質があり、会議の場では重宝されるでしょう。
客観的な視点を持てる人
客観的な視点を持てる人も、ファシリテーターに向いています。
ファシリテーターは中立的な立場で、会議をゴールに導くための意見を参加者から引き出す必要があります。そのため自身の感情に流されずに、客観的な視点をもって、意見を精査することが大切です。
物事を理解して整理できる人
会議では参加者から多くの意見が出てきます。そのため、ファシリテーターは参加者の発言やアイデアを瞬時に把握して整理するスキルが必要です。
発言を適切にまとめられなければ、せっかくの意見やアイデアも無駄になってしまい、会議をゴールへ導けないでしょう。
ファシリテーターの役割をスムーズに進めるコツ
ファシリテーターの役割を最大限に活かすには、事前準備や自分の立ち位置、参加者から上手に意見を引き出すコツを覚えておくことが大切です。
ここでは、ファシリテーターがスムーズに会議を進めるコツを紹介します。
アジェンダを作る
ファシリテーターは、会議の目的やゴールを記載したアジェンダを事前に作成し、参加者に共有しておきましょう。
参加者はアジェンダがあれば「何を決めればいいのか」「会議の最終ゴールはどこか」を把握できます。具体的なゴールが明確になると「何を決めればいいのかが曖昧になって意見がまとまらない」といったケースを避けられます。
あわせてタイムスケジュールを載せれば、参加者に時間を意識してもらいやすくなり、時間内に会議のゴールにたどり着く可能性が高まるでしょう。
中立的立場で会議を進める
ファシリテーターは、あくまでも中立的な立場で会議を進める必要があります。
自分の考えに沿った発言に同調してしまいやすいですが、それでは偏った意見で結論がまとまってしまう可能性があります。そのため、あくまでも中立的な立場で賛成派・反対派どちらの意見もバランスよく引き出すようにしましょう。
最終的に参加者の意見をまとめる際も、特定の発言に同調していると思われないように注意が必要です。
発言をしっかり聞いて理解を示す
ファシリテーターは、会議の参加者が意見を出しやすい雰囲気づくりをすることが大切です。発言をしっかりと聞いてあいづちを打つなど、意見をしっかり聞いていることを態度で示しましょう。
また発言を妨げたり、話している途中で言葉を被せたりするなど、発言者への妨害は絶対にしてはいけません。
まとめ
ファシリテーターとは、参加者から上手に意見を引き出し、中立的な立場で会議をゴールまで導く進行役の人を言います。
司会のみが置かれ、サポート役がいない会議は、結論が出ないまま終わる場合があります。しかしファシリテーターを配置すれば、意見交換が活発になり、有意義な会議を進められるようになるのです。
仕事の生産性や効率性が重要視されている昨今、ファシリテーターに注目が集まっています。この記事で紹介した内容を参考に、今後の会議を有意義かつスムーズに進められる準備を整えてみましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
