商談が終わった後、相手先に対して何のフォローもせずに終わっていませんか？
商談後は信頼関係の構築や、ライバルとの差別化ができる絶好の機会と言えます。なぜなら、相手先は自社だけに目が向いている状態だからです。
そんなとき効果を発揮するのが、後追いメールを送ることです。
後追いメールを活用すると、商談が成立する確率を上げることができます。
また、送信するタイミングや内容も状況によって様々です。
そこで今回は後追いメールの解説やメリット、成果に繋がる送信の仕方を紹介します。
目次
後追いメールとは
後追いメールとは商談が終わった後、相手先に送るフォローメールのことを言います。
主にお礼を述べる、顧客と状況を確認するなどの目的で使用します。
メールを送るタイミングは、早いほど効果が出やすいです。
エビングハウスの研究によると、人は脳を使うのを節約するために「忘れる」ということをします。これを忘却曲線というもので表しました。
すると人は1日経つと、前日の70％は忘れているという結果だったそうです。
検証に基づいて考えると商談後すぐは、相手もまだ覚えているので、後追いメールの効果を発揮しやすいと言えます。
そんな後追いメールを送るメリットを解説していきます。
後追いメールを送るメリット｜信頼関係の構築で差別化
後追いメールを送るメリットは、簡単に信頼関係を築くことができることです。
なぜなら、信頼関係が土台にあることで、話を聞く姿勢が整うからです。
相手との関係はコミュニケーションで成り立ちます。
コミュニケーションは信頼関係が土台にあって円滑に進むもので、まずはお互いの話を聞く姿勢を整えることが重要です。後追いメールが信頼関係を築くためのメリットとして有効な理由を、科学的効果を元にお伝えしていきます。
自社の印象が強く残る
後追いメールを送るメリット1つ目は、自社の印象が強く残ることです。
たとえば次のようなものでも、印象が強く残ります。
・時間を取ってくれたお礼
・次回のリマインド
・相手先を気遣った提案
返報性の法則というのがあり、人は好意を何かの形で返そうとする心理が働きます。
すると相手先は「やってもらった」と感謝の意が少し湧くので、何かを返してあげなければならないと感じます。
これは義務的で感謝ではなく「恩返し」のように感じたものです。
印象が強く残れば、相手も心を許していくので、次回の商談に繋げやすくなります。
顧客との関係が深まる
後追いメールを送るメリット2つ目は、顧客との関係が深まることです。
相手との接点が多いほど、警戒心が薄れて好意を抱いてくれるようになっていきます。
これをザイアンス効果または、単純接触効果とも言われています。
たとえば次のような場合は、後者のほうが関係が打ち解けやすいはずです。
・月に1回だけ会う人
・1週間に3回会う人
接点が多ければ、印象が残り親近感が湧いてきます。
親近感が湧くと、安心感も同時に生まれて、商談も話しやすいものになっていきます。
表面的な関係から身内の間柄で話す感覚になり、具体的かつ本質的な解決に結びつく話ができるでしょう。
ライバルとの差別化ができる
後追いメールを送るメリット3つ目は、ライバルとの差別化ができることです。
ちょっとした親切な気持ちと、相手への気遣いが商談結果を左右してくる場合もあります。
なぜなら競合と商品の差があまりない場合、担当した人の第一印象などで決まってきます。
たとえば次のような場合は、後者のほうに依頼したくなるはずです。
1. 商談後に何もアクションがない人
2. 会うたびに挨拶メールやリマインダーを送ってくれる人
メールを1通送信するだけで、信頼関係が高まり商談も成立しやすくなるでしょう。
ここまでは、3つのメリットをお伝えしてきました。
しかしながら、送る内容もタイミングや商談状況によって変わります。
そこで次の章では場面別に、成果に繋がる送信の仕方をお伝えします。
【場面別】後追いメールが成果に繋がる送信の仕方
後追いメールのメリットがさらに活きるのは、場面に応じた送信内容です。
さらに成果に繋げるためにも、大きく役立ちます。
しかしながら、自社だけのアピールと都合だけを送信するのは、望ましくありません。
なぜなら、売り込み感につながり信頼も損ねるからです。
そうなると、関係改善ができず商談も成立させていくのが、難しくなります。
この章では、場面別に成果に繋がる後追いメールの送り方についてお伝えします。
商談後すぐのタイミング
商談後のすぐは、相手もこちらのことをよく覚えています。
このタイミングは、後追いメールで他社との差別化ができる一番良い機会です。
内容としては以下のことを入れて送信しましょう。
・時間を取ってくれたお礼
・商談内容のリマインド
・次のアクションの確認
・商談中の質問などの回答
また、追伸を入れたテクニックを使うと効果的です。
メールに「追伸」があると、最後だと思って目を見張り印象に残りやすいです。
加えて追伸では「砕けた話題も許容される」傾向があります。
砕けた話題をすることで、相手も親近感が出て、気軽に相談できるような環境が整います。
顧客から一定期間が過ぎても返答がないとき
一定期間、顧客からの反応がないときは「多忙な顧客をサポートする」意識で連絡するのが有効的です。相手の状況に配慮なく催促メールとなっては、関係が冷え込む可能性が出てきます。
この場合、送る内容に盛り込む点としては以下のことです。
・忙しさに配慮した内容
・前の商談で相手先が決めたことを確認する
相手が自ら決めた約束がある場合は、確認するようにしましょう。約束を破ってしまう罪悪感を、さりげなくフォローする形ができて返報性の法則が働きます。
例文
”〇日ごろに決まりそうだとおっしゃっていたのでご連絡してみました。
もしこちらで何かできることがありましたら、遠慮なくおっしゃってくださいね。
シンプルに確認とサポートする意思が伝われば、売り込み感を感じることはありません。
案件が成立しなかったとき
自社での案件が成立しなかった場合、他社に興味を持っている可能性が高いです。
Sirius Decisions社の調査によると「失注した見込み客の約8割が2年以内に競合他社から商品を購入している」というデータが示されています。
このタイミングでの後追いメールは、ゆるい形でつながっておく意識で送ると、売り込みに感じません。ザイアンス効果を発揮させるためにも、定期的につながっておく意思を示すと良いです。
おすすめの方法としては、メルマガ風に情報を送り続けることです。
送る内容は以下のように、役立つ情報を意識してみましょう。
・顧客に関連した役立つ情報
・業界の最新状況を表したデータ
・新製品の案内
・新規提案の企画
・時事ネタ
顧客の悩みが解決するぴったりな情報だったら、新たなチャンスが生まれてくることも期待できます。今すぐ顧客になる期待よりも、将来を見越したつながりを意識することで、見込み客に変わることもあるでしょう。
まとめ
今回は後追いメールについてお伝えしました。ちょっとした親切な気遣いが、商談を大きく左右することもあります。
・返報性の法則
・ザイアンス効果
・忘却曲線
これらの科学的効果を盛り込みながら後追いメールを作成していけば、信頼も獲得できて、差別化も簡単になっていくでしょう。状況に応じた適切な後追いメールを作成して、信頼獲得につなげてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
