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会議関連 2023/01/31

会議体とは?メリット・デメリット、成果につながる効果的な設計方法を解説

会議体

「会議体ってなんだろう?」「会議体の設計方法がよくわからない」長期のプロジェクトを進めていく中で、このように会議体の概要がよくわからずお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、会議体の概要やメリット、具体的な設計方法を詳しく解説します。ぜひ、会議体を効果的に設計して業務を進める際の参考にしてください。

会議体とは

会議体とは、特定の目的や意思決定のために集まって複数回同じメンバーで行う会議のことです。複数の会議の集合体を指します。採決は挙手や投票などで行われ、参加者全員の意思で決定するのが特徴です。

会議との違い

会議と会議体の違いは主に「行われる回数」と「意思決定の方法」といえるでしょう。両者の違いを以下の表にまとめました。

  会議 会議体
会議の回数 回数が明確に決まっていない 同じ目的で複数回集まる
意思決定の方法 特に決まりはない 参加者全員が合意する

会議は1回行う場合や定例会議のように複数回行う場合などさまざまですが、会議体は複数回同じテーマでの実施が基本となります。また、意思決定の方法に関しても会議体は「参加者全員の合意」が必須です。

会議体の種類

会議体には以下のような種類があります。

  • 定期的に行う進捗報告
  • プロジェクトの最初や区切りに行うミーティング
  • アイデア出しの会議

いずれも1度きりの会議とは異なり、進捗報告など継続的に集まる必要がある会議です。多くの時間を使うので、それぞれの種類を理解して目的にあった会議体を設計しましょう。

会議体のメリット

同じテーマで複数回行う「会議体」には議論の無駄を削減できるなどのメリットがあります。それぞれ詳しく解説します。

無駄のない議論ができる

1つ目のメリットは、無駄のない議論ができることです。会議体はほぼ毎回同じテーマに関して議論するため、議論の方向性がブレにくく迅速な意思決定が可能となるでしょう。開催する日時も毎週同じ曜日と時間で行うケースが多く、日程調整のためのコミュニケーションコストも抑えられます。

参加者の意見が出やすい

2つ目のメリットは、参加者の意見が出やすいことです。会議体は毎回同じメンバーが参加します。慣れた参加者同士なので比較的発言しやすく、結果的に意見も多く出やすいです。また、司会進行もあらかじめ決まっており、会議自体がスムーズに進む点も意見が出やすい理由の一つといえるでしょう。

結束力が高まる

3つ目のメリットは、結束力が高まることです。先ほどもお伝えしたように、会議体は毎回同じメンバーで進めます。同じメンバーで1つのテーマに対して会議を重ねることで、参加者の結束力が高まり、より活発な意見交換が期待できます。結束力が高まれば、チーム力の強化にもつながるでしょう。

会議体のデメリット

会議体はメリットもある一方、人選や目的決めがうまくいかないとデメリットが多くなってしまいます。ここでは、実施する際に気をつけたいデメリットを解説します。

慎重な人選が必要

1つ目のデメリットは、慎重な人選が必要な点です。会議体は参加者全員で意思決定します。会議体のテーマや目的に関連のない人を選抜してしまうと、無駄な時間ができてしまったり、なかなか意思決定できなかったりしてしまいます。

会議体のメンバーは「そのテーマや目的の達成に必要か」を慎重に考えて選ぶことが大切です。途中で変えられないからこそ、参加者を厳選する必要があります。

明確に目的を決めないと無駄になってしまう

2つ目のデメリットは、明確に目的を決めないと無駄になってしまうことです。会議体は毎週固定の曜日など、定期的に開催します。しかし、定期開催が惰性につながり、中には明確な目的がなくただの定例会議だけになってしまうケースもあります。会議体は全員で意見を出し合うことが主な目的なので、「本当に会議体が必要なのか」も併せて目的を検討することが大切です。

会議体の設計方法

会議体は設計がうまくいけばスムーズに議論が進み、有意義な時間になります。ここでは、会議体の設計方法を解説します。

日時と場所の決定

まずは日時と場所を決定します。会議体は毎週同じ曜日の同じ時間帯で行うのが一般的です。メンバー同士でスケジュールを調整する手間もかかるため、基本的には毎週同じ日時で行うようにしましょう。また、場所も固定しておくと便利です。

アジェンダを明確にする

次にアジェンダを明確にします。アジェンダとは、会議の議題の内容をまとめておいたものです。明確にした上で事前に共有しておくと、各々が議題について考える余裕が生まれます。

会議が始まってからテーマを共有するよりも効率的に議論を進められるので、無駄な時間が生まれず、時間内に意思決定まで済ませることが可能です。

進行役を決定する

会議を円滑に進めるためには、議長やファシリテーターなどの進行役が必要です。会議前にあらかじめ決めておくことで会議の進行がスムーズになり、時間内に結論を出せるようになります。

会議体を行う際の注意点

会議体を行う際は、以下のような注意点があります。

  • 時間内に結論を出す
  • 資料や事前準備はシンプルに
  • 議事録を毎回取る

会議体は、毎回同じメンバーで無駄な要素や時間をなるべく省くよう工夫されています。そのため、資料作成に時間を取られてしまったり、議論がうまく進まず時間内に意思決定ができなかったりしないよう注意が必要です。

また、複数回行うので毎回の記録も大切です。議事録を取ることで会議体全般の進捗が確認しやすくなります。メンバーが限られていて議事録の作成が負担となってしまう場合には、ツールに頼るのもいいでしょう。

議事録作成ツールの「AIGIJIROKU」なら、99.8%の高精度で全員の発言を正確に記録できます。会議終了後の編集や共有も、ツール内で完結するので手間がかかりません。議事録に時間をかけられない場合はぜひ活用してみてください。

まとめ

会議体は厳選されたメンバーが議論し、全員が合意するかたちで意思決定を行う会議です。新しいプロジェクトを立ち上げる際にも、会議体をうまく活用できれば事業の成功につながるようなアイデアや成果を出せるでしょう。

また、毎回の会議の記録には議事録ツールが便利です。「AIGIJIROKU」は議事録作成から共有までの手間を大幅に削減できます。議事録の作成でお困りの場合は、利用を検討してみてください。

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