フォローアップすることで、ミーティングが活発的になる期待があるけど、その役割と目的についてはわからない。こんな疑問に対して、フォローアップのメリットから役割、適切な期間と実施するべき内容を解説していきます。
目次
フォローアップの意味を解説
フォローアップの意味を解説します。
日本語に直訳すると「畳み掛ける」です。しかし企業で使われている意味とは違いますね。
会社でフォローアップという言葉は、次のような意味合いで使われています。
すでに習ったり知っていたりすることに対して、効果を認識するために行う行為。
効果を認識するために、最初に習得した日から一定の期間を置いて測定されることが多いです。
フォローアップは進捗の確認と習慣化のため
フォローアップは進捗を実感するのと、習慣化を目指すためでもあります。組織の一員として成果を実感できなければ、無価値感が出てきてモチベーションダウンにもなります。定期的なフォローアップは、飽きない工夫で提供することで、モチベーションにもつながっていくでしょう。
また、成果を出すために必要なことの1つが習慣化です。習慣化することで、活かすポイントや課題点を明確にすることができます。なぜなら表面上の解決策では、根幹にある課題や能力を活かすことに気づけないからです。これらの役割にフォローアップのミーティングがあります。
しかしながら、監視される強制的な間隔や、継続できなかったこと、などにフォーカスすれば、反省会の要素が強くなるでしょう。
社員のモチベーションが下がらないフォローアップを実現するため、メリットから役割も解説していきます。
フォローアップすることで得られる2つのメリット
ミーティングに限らずフォローアップのメリットはあります。結論から言えば、伝わるスキルや理解力の向上を目指せることです。どのようなメリットがあるのか、この章では2つのメリットを紹介します。
リマインドができて習得が早くなる
1つ目のメリットは、リマインドができて習得が早くなりやすいことです。
2週間に3回以上アウトプットしたことは忘れづらく、習得しやすいという検証がありました。一度やっただけでは習慣化もできているとはいえず、成果もわかりづらいでしょう。即効性があるけど、一時的なものを続けるのは難しいです。
リマインドを繰り返しながら最適な習得と成果につながるパターンを見分けていくのが良いでしょう。
ザイアンス効果でコミュ力がアップ
2つ目はザイアンス効果でコミュニケーション力がアップする期待が持てます。
ザイアンス効果とは、最初は興味がなかった物事や人でも、何度も接するうちに、好きになっていく心理的現象のことを指します。別名「単純接触効果（mere exposure effect）」「熟知性の原則」とも呼ばれます。
たとえば、社内で関わりが少ない社員や、興味を持たず接触が少なかった人でも、話したり会ったりする回数が増えてお互いの理解度が高まることはよくあります。フォローアップする機会が増えると、必然的に接触する回数も比例して多くなります。対面する回数が多くなればコミュニケーション力が、間接的に向上してくるでしょう。
また、理解力とは相手の感情を汲み取ることです。これらのスキルは、通常の業務が人と接する部署以外は、メリットを感じにくいところではあるでしょう。しかしながら、対外的よりも社内の人間関係を良くしていくことで、安心して挑戦していける環境であると認識できるようになっていきます。
以上がフォローアップに関するメリットでした。次の章では実際に仕事面においてフォローアップが必要だったり、効果的だったりする具体的なシーンを解説していきます。
フォローアップが活躍する具体的な方法とシーン
フォローアップが効果的なシーンは主に2つあります。1つはこの記事のタイトルの通り、ミーティングが終わった後のフォローアップです。2つ目は、定期的にかつ意識して行う必要がある研修です。
それぞれの場面におけるフォローアップのあり方を見ていきましょう。
ミーティング｜PDCAを回すこと
1つ目のミーティングについてのフォローアップのあり方は、事前に決めた方針の進捗確認等で行うことが多いでしょう。この場合は、結果が出ていないことの原因にフォーカスをしすぎて、社員のやる気を損なうおそれもあります。
ですので、ミーティングのフォローアップはPDCAのサイクルを回しながら、別の方法を試していくための機会と捉えることを意識すると良いです。試すことが多くなれば、フォローアップ効果が表れてくるでしょう。なぜなら、結果はコントロールしづらく、行動は自ら変えることができるからです。
行動を変えることで変化があるのは、頭ではわかっているでしょう。しかしながら、社員がそれぞれ抱えている心のブロックはお互いの信頼関係が生まれて外れたり、理解できたりします。
フォローアップも義務的になると、意識が薄くなりやすいです。メリハリをつけることで、飽きが来づらくなるでしょう。これらは次の章で解説します。
研修｜2回以上実施することで効果あり
研修後のフォローアップのあり方は、中長期的な社員のメンタルやスキルの向上を測るためにフォーカスしていることが多いです。また、研修もミーティングと同じく、一度開催しただけでは、効果を発揮することは少ないでしょう。2回以上の実施により、社員や開催側もできたところ、改善する点や取り組むべきところがわかってきます。
自発的にフォローアップ、つまり振り返る習慣がつけば、主体的に業務に取り組み、新たな提案も生まれてくる期待が持てます。
フォローアップを実施するタイミングと役割
フォローアップの期間は短すぎず、長すぎずの調整をしていくことで、モチベーションが保たれます。また、改善するところだけにフォーカスを当てるのではなく、自発的に取り組んだ内容をアウトプットしていくことも目指しましょう。
そのために必要な期間と理由について解説していきます。
3ヶ月後｜活かす点と課題点を見つける
ミーティングをしてから3ヶ月後には、習慣化ができた部分や取り組んだ結果がわかってきます。1ヶ月目は慣れるための準備、2ヶ月目は慣れから起こる倦怠とやる気の狭間、3ヶ月目には、取り組みに対しての本音が出て来やすい時期です。
この時期には結果が出なかったと判断するのは控え、活かすところや本人のブレーキとなっている原因を割り出すことにしましょう。
成果は最終的についてくるもので、結果重視の姿勢は良い結果以外は受け付けない体制になりやすいです。そうなれば、結果が出せないことにコンプレックスを抱えることは避けたいので、自信をもたせるようにアウトプットする場を設けてみましょう。
6ヶ月後から1年後｜成長した部分を見る
初めのミーティングや研修から6ヶ月から1年後は、成果が現れてきやすい時期です。
フォローアップを実施すると、1年間取り組んだことの振り返りができます。この時期には、ミーティングや研修で発表してもらうようにしましょう。しかしながら、成果と言っても数字だけの評価では、社員のこれからのモチベーションに影響がしやすいです。
フォローアップを開催する側としては、能力や特徴を発見する機会にも捉えれば、マイナス視点が減ります。
まとめ
ミーティングのフォローアップを研修につなげたり、日々行っているミーティングもフォローを意識したりすれば、成果につながっていくことでしょう。適度な回数と飽きない工夫は通常の業務を圧迫する可能性もあります。
しかしながら、成果を出す土台を築いていくには必要です。継続と改良を繰り返しながら、最適解を目指していきましょう。
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