ミーティングの記録をまとめることに、面倒さを感じていませんか。効率化の観点からすれば、非効率な作業と言えるでしょう。しかしながら、見方を変えることで新しい気づきが生まれ、成果につながる期待が持てます。そこでこの記事では、ミーティングを記録する目的からうまくするコツ、記録をサポートしてくれる効率化ツールを紹介します。
目次
ミーティングを記録する目的とは何か？
ミーティングを記録して残るものは2つあります。一つは音声でもう一つは文章です。
ミーティングを記録するのは、不参加だった人のために記録しておくのがほとんどでしょう。さらに音声で聞き返す機会は少ないです。
しかし本質は、ミーティングの記録を客観的に見て、新しい気づきを得て活かすことだとも言えます。なぜなら、記録は自分を客観的に見て活かすことにつながるからです。また、記録を振り返るならば、文章だけではなく音声記録も残しておくことを推奨します。それらの理由は、記録する目的から解説していきます。
目的1：できている点を見ること
ミーティングを記録する目的の1つ目は、できている点を見ることです。多くのミーティングは、改善するべきところなど、できていない点を前提にした部分に目を向けることが9割を占めています。改善点だけでは、視点がマイナスに向いているので、プラスに転じるためにエネルギーを使ってしまうでしょう。
文章だけの記録では、編集するのでありのままの言葉が反映されづらいです。できている点を見るには、音声の記録と文章の両方が必要になります。
できている基準として、ゼロか100の視点ではなく、行動する前の状態から行動したあとの変化に注目するようにしましょう。会議中は集中して見れなかった視点も、記録することにより、自分の目線でも見れるようになります。
目的2：生産性の向上以外の視点を持つこと
ミーティングを記録する目的の2つ目は、生産性の向上以外の視点を持つことです。利益に直結すること以外の目線を持てない場合は、ミーティングの記録は聞き返すだけの録音になってしまうでしょう。しかしながら、ミーティングの記録は客観的に自分と他の意見を聞くために、使うこともできます。
たとえば、自分はどんな内容の議題のとき、積極的に話していたのか？
他者はどんな反応をしていたのか？
自己理解と他者から気づきをもらうこと、新しい能力が発見できるように目線を作ることも可能です。ミーティングを記録するだけでも、最初に挙げた「できている点」に注目する目線を入れれば、効果を感じやすいでしょう。
目的3：要約スキルを高め伝わる力をトレーニングする
ミーティングを記録する目的の3つ目は、要約スキルを高め、伝える力をトレーニングすることです。音声も文章も見直すときは、全て見返すとミーティングと同じ時間を使うので、要約して渡す能力が求められるでしょう。
要約もAIやツールに任せることができます。しかしながら、目的の1と2を踏まえると、自敢えて手作業ですることに意味があります。ミーティングの記録だけでも活用の仕方は、見方によって千差万別にスキルを高めるために活用することも可能でしょう。
ミーティングの記録をうまくするコツ
ミーティングの記録をうまくするコツは「5W1H」を意識して書くことです。5W1Hとは、以下の6つの要素を指します。
When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）
これらを意識してメモを取れば、大切な情報が誰が見てもわかるようになります。
また、事前にメモをする内容を決めておくと、全て聞き取ろうとするより、キーポイントだけが記録として残ります。
手作業での記録は、録音も兼ねると良いでしょう。音声録音をすれば、全ての記録が残り、抜け漏れた部分もカバーできます。次の章で紹介するミーティングの記録を効率化するツールを活用していきましょう。
ミーティングの記録を効率化するツール3選
ミーティングの記録を効率化するツールは、無料から有料まで多く製品化されています。しかし、選び切ることが難しいです。そこで簡単に利用できるツールを3つ紹介します。これらを活用していけば、ミーティングの記録の効率化と目的が果たせていけるでしょう。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Googleが無料で提供している文書ツールです。マイクロソフトofficeのWordと同じ感覚で使うことができるのも魅力の一つです。音声入力の機能を使うことで、ミーティングの記録を可能にしてくれます。
ミーティングの記録フォーマットを決めていない場合、文字起こしだけならば、コストをかけるよりGoogleドキュメントだけで事足りるでしょう。音声認識で違った言葉が入力されても、手作業での修正が可能です。
ミーティングの記録を無料で効率化できる最適なツールと言えるでしょう。
文字起こしさん
「文字起こしさん」は音声以外にもいろいろなファイルから文字にすることが可能です。月々1,100円で4時間までの文字起こしが可能で、PDFなどの画像は500枚まで文章化できます。ミーティングの記録以外にも、PDFファイルを文字にする機能を利用して、コストパフォーマンスを見るのがベストです。
Sloos（スルース）
Sloos（スルース）は会議の議事録に特化した文字起こしのツールです。有料サービスだったものが無償サービスになり、ブラウザを開くだけで利用できます。
主な機能
- 発言者を特定するための音声登録機能（最大10名までの登録推奨）
- 議事録作成機能
- 議事録の自動ダウンロード機能 など
文字起こしツールはこんなシーンで活躍できます
文字起こしツールが活躍する場面は、ミーティング以外にもあります。人は無意識が95％を占めていると言われ、自分または自社では理解できていない点が存在しています。
文字起こしをすることで、他者が行ったことの認識をすることで、客観的な目線が生まれることを話してきました。この章では、活躍する場面での
社内会議
1つ目の活躍する場面は、これまでの記事で紹介した通り、社内会議（ミーティング）会議の議事録作成をサポートしてくれます。次のような効率化が期待できるでしょう。
- 手作業の業務負担が何割か軽減
- 会議に参加する意識が向きやすい
- 客観的な視点から新たな気づき
セミナー
2つ目の活躍する場面はセミナーです。文字起こしツールで文章にして、どんな言葉や声のトーンを使ったときに反応をするのか？など、使い方は多種多様にできます。さらに話した内容を全て文字起こしするのは非効率でしょう。文字起こしと映像の両方を残しておくことで、次の点が見つかり指標ができます。
- 映像記録で話し方と表情の分析
- 音声の文字起こしで、話し方の構成を確認
文字起こし機能が活躍でき、売上に直結する見方もできてくる期待があります。
インタビューをまとめるとき
インタビューしたものを記事にしていく場合など、要約の手助けに使えます。インタビュー時間の容量によっては、最初から一字一句書き起こしをしていれば、1日が終わってしまうでしょう。
こんなとき、文字起こしツールは全て書き起こしてくれます。ただし、聞き取れない部分や、同音異義語で状況に合った言葉ではない可能性もあります。その場合は、人の手で修正を加えて、要約していくと伝わる文章になります。文字起こしをしたあとの手作業は、スキルアップのためとして使えるでしょう。
まとめ
ミーティングの記録の目的から文字起こしで効率化できるツール、業務で文字起こしが活躍する場面を紹介してきました。
ミーティングを記録する本来の目的は、次に繋がる指標を見つけるため
文字起こしは無料でも高いクオリティのものが出来上がる
ミーティングの記録方法と文字起こしツールの活用を、自社または個人に合った形にカスタマイズしていき、最適解を検証していきましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
