「会議の内容を文字起こしして効率化したい。」今回はこんなお悩みをお持ちの方に向けて、文字起こしをするメリットや効率よく実施するコツ、役立つツールを紹介します。
文字起こしをすれば会議の内容をまわりの人に共有しやすくなり、認識の違いが生じることを防げます。重要な会議であれば、後から内容を振り返ってアクションを決めることもできるでしょう。
会議の生産性を高めて文字起こしを活用したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
会議の内容を文字起こしするメリット
会議の内容を文字起こしすると、議事録作成が楽になる・決定事項を共有できるなどのメリットがあります。各項目について見てみましょう。
議事録作成が楽になる
1つ目のメリットは議事録作成が楽になることです。会議のあとに音源を聞き直したり、内容を振り返ったりしながら議事録を作る人は一定数いるでしょう。
そのときに文字起こししたデータがあれば、会議をまとめる作業が格段に楽になります。文字起こしツールのなかには要約機能を搭載したものもあるので、このようなツールの利用を視野に入れてもいいかもしれません。
決定事項を共有できる
2つ目のメリットは会議の決定事項を共有できることです。会議の際は次のアクションや担当者、改善事項などさまざまなことが決まります。そのときに参加できなかったメンバー向けに、内容をシェアする必要性もあるでしょう。
そんなときに文字起こしデータがあれば、ファイルを共有するだけで決定事項を関係者にシェアできます。「言った・言わない問題」を防ぐ効果もあるので、記録も兼ねて文字起こしをしておくと安心です。
会議の内容の記録になる
3つ目のメリットは、会議の内容を記録できることです。聞き逃してしまった細かな部分や、誰が何を発言したかなどを記録することは、仕事を進めやすくする材料のひとつです。
内容をもれなく記録しておけば、何かあったときに振り返って事実を確認することもできます。その手段のひとつとして、文字起こしをしておくと後々役に立つでしょう。
会議の内容を文字起こしする方法
会議の内容を文字起こしする方法はリアルタイムで文書化する方法と、録画した音源をアップロードする2つの方法があります。それぞれの内容を見てみましょう。
リアルタイムで文字起こしする
1つ目の方法は、リアルタイムで文字起こしをする方法です。リアルタイムで文章を生成するのに、手動で文字起こしをするのは適切ではありません。
人の手で話を聞きながら文字起こしできる量には限界があります。文字起こしに集中しすぎると、会議の内容を聞き洩らしてしまうかもしれません。そうなるのを避けるためには、文字起こしツールを利用するのがおすすめです。
音声を拾って文字起こしできるツールを使えば、自分自身は会議に集中しながら効率よく文章を生成できます。
音源を録画して文字起こしする
2つ目の方法は、音源を録画して文字起こしする方法です。録画したファイルを所定のツールにアップロードすると、自動的に音声を聞き取って文章を生成できます。
音源を録画するためには、スマートフォンやパソコンの録音機能を使うといいでしょう。より高い品質の音声データが必要なのであれば、ICレコーダーを利用するのもひとつの手です。
会議の文字起こしに役立つツールの種類
会議の文字起こしを使う際は、役立つツールがいくつかあります。ここでは企業向けクラウド型ソフト、個人向けスマホアプリ、無料の文字起こしサービスについて紹介します。
企業向けクラウド型ソフト
企業向けクラウド型ソフトは、ビジネスシーンを想定して多種多様な機能を兼ね備えたものが一般的です。例えば議事録の作成や外国語翻訳、複数人の会話における話者の区別などです。
ツールによってはZoomやGoogle Meetといった会議ツールとの連携もできます。基本的に有料ですが、その分さまざまな場面で役立ち、業務の効率化につながるでしょう。
個人向けスマホアプリ
個人で文字起こしをする場合はスマホアプリを使うのもおすすめです。無料で使えるものだと、たとえばiPhoneのメモ機能は音声の文字起こしができるようになっています。
マイクとつなげて会議の内容を聞けるようにすれば、メモアプリに文字起こしをすることも可能です。ただし無料アプリの場合は音声認識の品質があまり高くありません。ゆっくり、そしてハキハキと話さなければ、精度の高い文字起こしは難しいと考えておきましょう。
無料の文字起こしサービス
文字起こしサービスには無料で利用できるものも存在します。例えばAndroidのスマートフォンに搭載された文字起こし機能や、Googleドキュメントの音声入力などです。
ご自身が該当の端末やツールを使っているのなら、これらの無料機能を利用してもいいかもしれません。ただし、ツールによっては文字起こしに特化していないため、補助機能程度のものもあります。
会議の文字起こしツールを選ぶコツ
会議の文字起こしツールを選ぶ際は、理想の形をイメージすることや利用環境を想定することが大切です。失敗しないためのツール選びの基準を解説します。
理想の形をイメージする
ツールを選ぶときには、完成した文章の理想の形をイメージしましょう。例えば「素起こし
」と呼ばれる方法では、話した内容がそのまま文字起こしされます。「えっと」「あの」といった言葉も入り、支離滅裂な内容になっても調整はされません。
また「整文」という方法では、「えっと」「あの」「あー」といった言葉は除去されます。ツールにより精度が異なるので、自身が求める完成形を一度頭のなかで描いてみてください。
利用シーンを想定する
文字起こしツールを使う際に考えておきたいのは「利用シーン」です。例えば会議をするときの人数、ツールを使う端末を置く場所、席の配置などが該当します。
仮にオンラインで会議をするのであれば、音声が問題なくツールに取り込めるかも確認したほうがいいでしょう。実際にツールを導入してから「音声認識ができなかった」「端末と互換性がなかった」などの問題が出てくることも考えられます。
時間と料金をむだにしないために、具体的な利用法を検討しておくことが大切です。
利用頻度に合うプランを探す
ツールを選ぶ際には、利用頻度にあった最適なプランを選択しましょう。例えば、文字起こしツールによってスタンダード、プレミアムなどプランを分けていることもあります。
プランによって異なるのは、文字起こしできる量や時間、話者の特定、外国語翻訳といった機能性が違うからです。頻繁に文字起こしをするのなら、なるべくたくさんの量を文字起こしできるプランを選択したほうがいいでしょう。たまに利用する程度であれば、まずは下位のプランからお試しで利用するのがおすすめです。
会議の文字起こしにおすすめのツール
ここからは会議の 文字起こしにおすすめのツールを紹介します。企業向けクラウド型ソフト、個人向けスマホアプリ、無料の文字起こしサービスの順番に見てみましょう。
企業向けクラウド型ソフト
企業向けクラウドソフトはAIGIJIROKU、Notta、RIMOの3つを紹介します。
AIGIJIROKU
AIGIJIROKUは、AI音声認識エンジンを使って高精度で文字起こしができるサービスです。会議ツールとの連携や話者の区別はもちろん、清書機能やサマリーを抽出する要約機能も兼ね備えています。
会議が長引いてしまい要点をまとめにくいときや、時間が足りず清書ができないときにも、ビジネスマンの方をサポートする仕組みが整っています。
Notta
Nottaも企業向けに文字起こしサービスを展開しているツールです。Microsoft Officeへのエクスポート機能やメモ機能など、効率よく仕事に役立てられる点が特徴といえるでしょう。
トップページからは文字起こししたい音声データをもとに、節約できる時間や費用のシミュレーションができるようになっています。
RIMO
RIMOは会議の議事録やインタビュー、動画の字幕付けなどに活用できる文字起こしツールです。法人プランは月10時間から100時間まで、必要な量に応じてプランを選択できます。単語登録をして学習させることもできるため、専門用語を使った会議にも向いています。
個人向けスマホアプリ
個人向けスマホアプリはGroup Transcribe、Texterといったツールが有名です。それぞれの特徴を紹介します。
Group Transcribe
Group TranscribeはMicrosoftが提供する文字起こしアプリです。複数人の会話をリアルタイムで文字起こしして、ファイルにエクスポートできる点が特徴です。デザインも使いやすく、初心者の方でもすぐに利用できるシンプルな機能も魅力といえるでしょう。
ただ大元のツールは英語に対応しているため、日本語は一部うまく表記できない箇所があるようです。多少の修正は必要である点を留意しておきましょう。
Texter
Texterはリアルタイムや音源の文字起こし、どちらも可能なサービスです。音声だけでなく画像や動画の文字起こしも可能なため、そうしたファイルをよく使うのであればTexterの利用が向いています。
最初は無料でお試しをして、本格的に使うのであれば月1,500円～のプランに加入する必要があります。
Speechy Lite
Speechy Liteはリアルタイム、録音のどちらでも文字起こしができるアプリです。文字起こしした文書はEvernoteやDropboxといった他のアプリに送信することもできます。多言語にも対応しているので、海外の方と会議をする方や翻訳機能を重視したい方におすすめです。
無料の文字起こしサービス
次に無料の文字起こしサービスを紹介します。GoogleドキュメントやAndroidの文字起こし機能など、課金せずに使えるツールもあります。なるべくお金をかけずに文字起こしをされたい方は活用してみてください。
Googleドキュメント
文章作成ツールのGoogleドキュメントには、音声入力機能があります。音源をアップして文字起こしすることはできませんが、端末から音声を流したり、パソコンの前で話したりして文章を生成することは可能です。
音声入力を使う際は、Windowsのパソコンで「Ctrl+Shift+S」のショートカットキーを使います。表示されたマイク機能を使って入力すれば、ストレスなく文字起こしできるでしょう。
Androidの文字起こし機能
Android のスマートフォンにも文字起こし機能は搭載されています。文字起こしをする際は、該当のアプリを立ち上げて音声を流し込むだけで簡単に利用できます。
本来は耳に障害がある方など、コミュニケーションが難しい方に向けて作られたものですが、会議の文字起こしにも活用できるツールと言えるでしょう。
無料で文字起こしツールを使いたい、かつAndroid のスマートフォンを持っている方は、文字起こしアプリを一度活用してみてください。
会議の文字起こしにAIツールがおすすめである理由
ここまで、さまざまな会議の文字起こしツールを紹介してきました。 しかし、精度の高い文字起こしを行い、業務を効率化するのであれば、AI ツールを使うのが一番おすすめです。 その理由について3つの項目に分けて紹介していきます。
話者の特定ができる
会議の文字起こしにAIツールがおすすめである1つ目の理由は、話者の特定ができることです。 一般的に ビジネスの会議では数人、もしくはそれ以上の人数で会議をすることになります。多い時には 5人やそれ以上の人数に及ぶこともあるでしょう。
そんなときに話者の特定ができないと、誰が何を言ったのか、後で見返した時にわからなくなってしまいます。 AIの音声認識ができるツールを利用すれば、声に応じて話者を特定することが可能です。
文字起こしの精度が高い
AIツールが文字起こしにおすすめである2つ目の理由は、高い精度で文章を生成できるからです。
AIの音声認識ができないツールの場合は、どうしても誤字脱字が起こりやすくなってしまいます。 自動で文字起こしできたとしても、後から人の手を加えて修正しなくてはなりません。
高性能のAIツールを使えば、このようなストレスは軽減できるでしょう。
機能性が豊富
AIツールが文字起こしにおすすめである3つ目の理由は、 機能性が豊富だからです。例えば海外の言葉の翻訳や 、複数人の話者の特定、また会議ツールとの連携といった機能が挙げられます。
無料ツールでは、このような機能は搭載されていないケースが一般的です。 仕事をスムーズに進めたいのであれば、機能性が豊富な AI が搭載されているツールを選ぶといいでしょう。
まとめ
会議の内容を文字起こしするためには、専用のツールを使うことが 効果的です。例えば企業向けのクラウドソフトや、個人向けのアプリ、無料で使えるツールの機能といったものがあります。
これらのツールをうまく利用すれば、文字起こしの時間を短縮しつつ、生産性の高い仕事ができるようになるでしょう。
オルツが提供するAIGIJIROKUは、AIの高い精度の音声認識を利用でき、さらにさまざまなシーンに役立つ機能も豊富に兼ね備えています。
会議の文字起こしツールを使いたいと考えている方は、まずは無料のお試しプランから始めてみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
